La révolution des outils bureautiques a changé de façon significative les pratiques de travail. Il ne s’agit pas seulement de l’évolution des logiciels de travail, mais aussi de toute la trousse nécessaire pour gérer les contenus. Si certains minimisent encore l’impact de cette révolution, les résultats parlent d’eux-mêmes. Cap sur les avancées enregistrées en termes d’outils bureautiques !
L’évolution technique basée sur une nouvelle conception du papier
Du papier au fichier Word, il est aujourd’hui passé au contenu web… Les outils bureautiques ont décidément pris le dessus sur les machines à écrire. Mieux, ils donnent un libre accès à la gestion de l’informatique partagée.
C’est-à-dire que plusieurs personnes peuvent travailler sur un même fichier, de façon simultanée. Chaque participant peut donc faire des apports, ajouter des corrections sans pour autant être en face de ses collègues.
Bien évidemment, cela n’est pas sans conséquence (plutôt positives) sur les méthodes de travail des uns et des autres. Grâce à cette évolution technique, il n’est plus question de se casser la tête pour trouver des moyens d’enregistrer et de ne pas perdre votre contenu. Dans plusieurs cas, ce dernier est enregistré automatiquement. De même, des fonctionnalités de mise en forme et les restrictions de page auparavant connues laissent place à une page sans fin.
La bureautique en ligne
La bureautique en ligne est parfois assimilée à l’évolution technique puisqu’elle a avant tout été mise sur le marché gratuitement. Pourtant, elle est une autre facette de la révolution des outils bureautiques.
La bureautique en ligne permet non seulement de travailler à distance, mais constitue aussi une solution aux fonctionnalités limitées des outils traditionnels. Elle offre également une panoplie d’usages et représente un potentiel pour ceux qui l’utilisent déjà. Elle permet notamment :
- d’éditer et de co-éditer un document avec plusieurs collaborateurs ;
- de dématérialiser les formulaires et les tableaux ;
- de créer des référentiels d’informations.
Ce faisant, elle offre la possibilité d’une édition sur tout support, quel qu’il soit (smartphone, tablette, PC).
Les autres opportunités d’utilisations
Plusieurs autres opportunités résultent de la révolution des outils bureautiques. En dehors du fait d’éditer un document sur tout support, il est tout à fait possible d’exporter et de télécharger votre document sous plusieurs formats (Word, PDF, etc.). Vous pouvez ensuite le partager avec vos collaborateurs si vous ne voulez pas qu’ils modifient directement votre travail.
En revanche, vous avez la possibilité de partager le lien du document afin d’inviter vos collègues à faire des suggestions sur le travail effectué. Toutefois, ce n’est là qu’une infirme partie des avancées en termes d’outils bureautiques. Il y a 10 ans de cela, ces différentes possibilités de travail n’étaient pas concevables. D’ici 10 ans, une révolution plus fulgurante sera forcément d’actualité !
L’intelligence artificielle au service de la bureautique
L’intelligence artificielle est aussi une avancée significative dans l’univers des outils bureautiques. Elle permet d’automatiser certaines tâches fastidieuses et chronophages, comme la recherche de mots-clés ou encore la vérification de l’orthographe. Les logiciels utilisant cette technologie peuvent effectuer des analyses sémantiques poussées pour aider les rédacteurs à mieux structurer leur travail. Par exemple, ils peuvent détecter les phrases trop longues ou mal construites et proposer des corrections adéquates.
Les rédacteurs ne perdent plus leur temps à faire des relectures interminables ni à chercher certains éléments qui manquent dans leurs travaux. L’intelligence artificielle prend en charge ces différentes étapes tout en garantissant un résultat optimal et conforme aux attentes du client.
Les assistants virtuels font désormais partie intégrante de nos outils bureautiques. Ces derniers sont capables d’exécuter une multitude de tâches avec rapidité et efficacité sans même que l’on doive lever le petit doigt. Ils peuvent être sollicités pour organiser son agenda professionnel, noter ses rendez-vous importants ou encore répondre aux courriers électroniques professionnels.
Grâce à l’utilisation de technologies innovantes telles que l’intelligence artificielle au service de la bureautique moderne, il est désormais possible d’accroître sa productivité tout en évitant quelques erreurs grossières liées parfois au stress quotidien engendré par les contraintes professionnelles majeures.
La mobilité : travailler n’importe où, n’importe quand
La bureautique moderne permet désormais aux professionnels de travailler depuis n’importe quel endroit, à tout moment. C’est une avancée considérable dans le monde du travail qui offre une grande flexibilité et autonomie en termes de productivité.
Les outils bureautiques modernisés sont équipés d’un ensemble de fonctionnalités qui répondent parfaitement aux besoins des travailleurs nomades. Les ordinateurs portables, les tablettes numériques et les smartphones font partie intégrante de la panoplie du professionnel mobile. Il est possible d’accéder à ses données via son téléphone portable ou sa tablette numérique pour retravailler un document déjà commencé sur l’ordinateur.
Le cloud computing facilite aussi l’accès aux données partout où vous êtes connecté à internet. Le stockage des informations se fait désormais sur des serveurs externes sécurisés, offrant ainsi plus d’espace et moins de risque de perte ou de vol.
En utilisant ces outils adaptés à la mobilité, on peut donc accroître sa productivité grâce au gain en temps que cela procure. Travailler durant ses déplacements ne sera plus perçu comme une corvée mais plutôt comme une opportunité supplémentaire pour accomplir davantage avant même votre retour au bureau.
Cette mobilité apporte aussi son lot d’inconvénients, notamment quant à la sécurité informatique, car avec l’utilisation d’un tiers service provider, il y a toujours le risque que vos données soient piratées si vos mots de passe ne sont pas assez compliqués, par exemple. Pour prévenir ce type d’incident, certains services proposent plusieurs protocoles de vérification, tels qu’une double authentification, pour accéder à votre compte.
La mobilité est donc un atout majeur dans le monde du travail, qui permet aux professionnels de travailler en toute liberté tout en restant efficaces et productifs.
